Snelkoppelingen, gemiste kans in het nieuwe Outlook?

Als geavanceerd gebruiker van Outlook moet ik even slikken bij het zien van het nieuwe Outlook voor Windows. Een uitgeklede versie van het klassieke Outlook. Met name functioneel schort er het een en ander aan de nieuwe webgebaseerde versie.

Er is nog hoop. Outlook voor Windows is nog in ontwikkeling. Gebruikers kunnen via een portaal feedback geven aan Microsoft op de previewversie, die heeft beloofd de ingezonden suggesties serieus te beoordelen. Helaas zullen niet alle functionaliteiten overgezet kunnen worden, omdat Microsoft streeft naar uniformiteit in de user experience binnen alle versies van Outlook.

Focus van dit blog

Het nieuwe Outlook brengt dus veel verandering met zich mee. Daar is online genoeg over te vinden in YouTube-tutorials of blogs. Ik focus me hier op een onderdeel waar ik online niets over terugvind maar waar ik zelf dagelijks mee werk: Snelkoppelingen, of Shortcuts in de Engelstalige versie. En hiermee doel ik niet op een hyperlink naar een enkel bestand of url.

Wat is Snelkoppelingen

Snelkoppelingen is een weergave-optie in het klassieke Outlook. Je vindt Snelkoppelingen onder dit pictogram in de linkernavigatie:

Mocht je dit pictogram niet standaard in beeld hebben, klik dan op het wafeltje, vervolgens op het Snelkoppelingen-pictogram en pin ‘m vast via de rechtermuisknop.

Als je nog nooit met Snelkoppelingen hebt gewerkt, dan zie je na een klik op het pictogram een lege kolom links naast je Inbox. Je hebt de mogelijkheid om deze kolom te vullen met snelkoppelingen naar (een of meer) Postvak(ken) In, mailmappen, je takenlijst(en), agenda’(s) waar je rechten toe hebt, en eventuele notities. En deze kun je organiseren onder ‘tabs’, Snelkoppelingsgroepen genaamd. Hiermee creëer je een opgeruimde werkomgeving binnen Outlook. Vergelijk het met een opgeruimd bureau waar alleen die zaken binnen handbereik liggen die je op dat moment nodig hebt.

Voorbeeld van ingerichte Snelkoppelingen 

Mocht Snelkoppelingen geen onderdeel worden van het nieuwe Outlook voor Windows, dan is dat in mijn ogen een gemiste kans. Ik leg dat uit aan de hand van onderstaand voorbeeld van een ingerichte Snelkoppelingen-omgeving.

In bovenstaande kolom staan een reeks Outlook-items. Het zijn stuk voor stuk snelkoppelingen die zijn gelinkt aan bestaande items uit één of meer mailaccounts. Zoals je ziet gaat dit verder dan Favorieten in de E-mailweergave. In het voorbeeld zie je drie Postvakken In, vijf takenlijsten, een mailmap ‘In afwachting’ en een compacte mappenlijst als archief. Een snelkoppeling naar één of meer agenda’s had ook gekund. Je kunt Snelkoppelingen zo uitgebreid of compact maken als je zelf wilt.

De meerwaarde van Snelkoppelingen:

  • Overzicht over wat voor jou relevant is compact bij elkaar en direct toegankelijk, als een cockpit.

  • Je kunt snelkoppelingen leggen vanuit verschillende accounts, bijvoorbeeld je zakelijke Postvak In, je persoonlijke Postvak In zoals Gmail, of een gedeeld Postvak In dat je beheert met collega’s.

  • Ballast uit beeld, focus op wat ertoe doet.

  • Eigen titels kunnen geven aan snelkoppelingen en -groepen, zodat het aansluit bij jouw werk- en denkstijl.

  • Geen geswitch tussen E-mail- en Taken/To Do-weergave, alles binnen één kolom benaderbaar.

  • Snel verwerken van mails tot taken, met name het slepen van mails met actiepunt(en) naar een van de takenlijsten (of  agenda’s) en deze borgen met de originele mail(s) in de bijlage. Natuurlijk, met Snelle Stappen kan dit ook, echter Snelle Stappen is gekoppeld aan één enkele (standaard) takenlijst en één (standaard) agenda en niet aan die extra takenlijsten/agenda’s.

Zo lang mogelijk uitstellen

Als gebruiker heb je de optie om de overgang naar het nieuwe Outlook uit te stellen. De stekker gaat pas in 2029 uit het klassieke Outlook. Ondersteuning voor gebruikers (ook binnen een M365-licentie) blijft tot dat jaar van kracht.

Wat als jouw organisatie nu al radicaal overgaat?

Dan zou je kunnen proberen om de ICT-afdeling te overtuigen de Opt Out terug aan te zetten. Dat is de fase na Preview. Gebruikers hebben dan (handmatig) de mogelijkheid om terug te keren naar het klassieke Outlook. Dit geldt bijvoorbeeld ook als je dit jaar een nieuw device krijgt, dat zeer waarschijnlijk standaard is voorzien van het nieuwe Outlook.

Als jouw organisatie een Opt Out niet toestaat, dan is het helaas zo dat je niet langer je eigen Snelkoppelingen-cockpit kunt bouwen. Wel bestaat er de optie van ‘Custom Folder Ordering’, maar dat beperkt zich tot het ordenen van ‘folders’, mailmappen, niet de combinatie met takenlijsten/agenda’s.

Naast elkaar

Mocht je willen, dan zou je beide versies van Outlook naast elkaar kunnen gebruiken. Zoek het icoon van het nieuwe Outlook op via het Start-icoon linksonder en pin het nieuwe Outlook-icoon vast op je taakbalk via de rechtermuisknop (Meer > Aan de taakbalk vastmaken). Meld je eenmaal aan op het nieuwe icoon en je hebt per dag de keuze om in te loggen op het klassieke of nieuwe Outlook.

Ik volg de ontwikkelingen natuurlijk op de voet. Aan noemenswaardige zaken zal ik weer een blog wijden.

Ook Outlook Taken wordt vervangen

Laat ik hier ook vermelden dat Outlook Taken komt te vervallen in het nieuwe Outlook. De app To Do is in het nieuwe Outlook de centrale plek voor al je taken uit Outlook, OneNote, Teams en Planner. Dat is an sich geen verkeerde ontwikkeling, een centrale verzamelplek van al je taken heeft ook mijn voorkeur. Maar je raadt het wellicht al: ook To Do is nog niet uitontwikkeld. Er ontbreken (nog) vele handigheidjes uit het klassieke Outlook.

Daarover in een volgend blog meer.

Links

  • Feedbackportaal: mijn feedback aan Microsoft over Snelkoppelingen (waar je op kunt stemmen).

Voor wie is dit blog geschreven

Ik richt me in dit blog op gebruikers van Outlook binnen Microsoft365 met een zakelijke licentie. Dit blog is dus niet gericht op de losse Windows-apps Mail en Agenda die dit jaar worden vervangen door een nieuwe versie van Outlook.