Outlook Taken en To Do, de verschillen
De ontwikkelingen binnen Microsoft 365 volgen elkaar in rap tempo op. Voor taakbeheer zet Microsoft in op To Do en Planner. To Do als onderdeel van het nieuwe Outlook voor Windows (en stand-alone), Planner als onderdeel van Teams.
In dit blog richt ik me op de verschillen tussen Outlook Taken en To Do.
Even wennen
Met de introductie van het nieuwe Outlook voor Windows komt Outlook Taken te vervallen. Ben je erg gehecht aan Outlook Taken, dan is de overgang naar To Do misschien even wennen. Met name als je werkt met meerdere takenlijsten en als je gewend bent om meerdere mails in de bijlage van een taak te bewaren.
De belangrijkste functionele verschillen op een rij (onderstaande tabel leest het beste op een desktop):
| Soort actie | Outlook Taken | To Do |
|---|---|---|
| Aanmaken van taak | Direct in Taken, via Nieuwe taak, of sneltoets Ctrl + Shift + K. | Direct in To Do, Taak toevoegen |
| Aanmaken van taak vanuit mailbox via sleepfunctie | Slepen van mail naar takenlijst in linkernavigatie: > Linkermuisknop = mail als platte tekst > Rechtermuisknop = kies voor mail als tekst, of mail kopiëren als taak met bijlage, of mail verplaatsen als taak met bijlage. |
Slepen van mail naar Mijn Dag (rechts in je scherm, via Weergeven > Mijn Dag > Weergeven).
Of klik met rechtermuisknop op de e-mail in je Inbox > Geavanceerde acties > Taak aanmaken |
| Aanmaken van taak vanuit mailbox via Snelle stappen | Als ‘Taak met mail in bijlage’ | Als ‘Taak maken’ met mail in hyperlink. |
| Vlaggen van e-mail | Verschijnt in Takenlijst; e-mail als platte tekst in het taak-item | Verschijnt in To Do met mail in hyperlink |
| Bijlagen in taak | Een of meer mails of bestanden als losse bijlage(n) | Hyperlink naar één e-mail; bestanden (uit bijv OneDrive) als losse bijlage(n) |
| Extra tekst toevoegen in taak | In het dialoogvenster van de taak (het witte vlak in de taak) | Veld ‘Notitie toevoegen’ |
| Meerdere takenlijsten | Mogelijk | Mogelijk |
| Taak verplaatsen naar andere takenlijst | Via slepen van taakregel naar gewenste takenlijst of Agenda | Vanuit Mijn Dag / To Do > rechtermuisknop > Taak verplaatsen naar > |
| Taak uit OneNote | Via de knop Outlook Taken (in OneNote) > vlaggen of Aangepast | Idem |
| Taak uit Teams | Handmatig vanuit Chat (Meer acties (…) > Taken) of automatisch vanuit Tasks/To Do | Vanuit Chat (handmatig) of automatisch vanuit Planner |
| Opvallende verschillen in instellingen binnen een taak | Status en Prioriteit
Vlaggen voor opvolgen Verzenden naar OneNote Taak toewijzen |
Toevoegen aan Mijn Dag
Markeren als belangrijk Tijd blokkeren (in agenda) Item verplaatsen in lijst > (omhoog, omlaag) Taak verplaatsen naar > Nieuwe lijst maken voor deze taak > |
| Subtaken | Nee | Ja, via Stap toevoegen |
| Weergave van takenlijsten | Via Takenlijst (mix van taken en gevlagde mails)
Via Taken In mailbox: Beeld > Takenbalk > Taken In agenda: Beeld > Takenlijst Vandaag |
To Do-app
In mailbox > Mijn Dag/To Do en Agenda |
Meerdere takenlijsten
Ook in To Do heb je dus de mogelijkheid om met meerdere takenlijsten te werken. Waar je in Outlook Taken tevoren kiest op welke takenlijst je een taak aanmaakt, is dat in To Do standaard op de default takenlijst. Eenmaal aangemaakt (in To Do), verplaats je de taak handmatig via de rechtermuisknop. Of kies voor Nieuwe lijst maken voor deze taak, maar dan maak je een geheel nieuwe takenlijst aan.
Meerdere mails in de bijlage van een taak
Dat is omslachtig geworden in To Do. Maak je van een mail een To Do, dan verschijnt de mail er als hyperlink in. Eén hyperlink per To Do. Wel kun je via ‘Bestand toevoegen’ een mail invoegen die je tevoren als los bestand (Email message) in OneDrive hebt opgeslagen. Maar het bestand opent vervolgens in de browser.
Kortom
Ben je gewend met één takenlijst te werken zonder toeters en bellen, dan is de overgang naar To Do niet zo spannend. Echter, als je veel switcht tussen takenlijsten (en/of werkt vanuit Snelkoppelingen in het klassieke Outlook), en/of gewend bent om met meerdere bijlagen in taken te werken, dan kan de overgang naar To Do overkomen als een stap terug. Overweeg dan om het klassieke Outlook zo lang mogelijk aan te houden (zie blog Snelkoppelingen).
Er tegenover staat dat To Do naadloos samenwerkt met het nieuwe Planner, de takenhub uit Teams. Daarover in een later blog meer.
Voor wie is dit blog geschreven
Ik richt me in dit blog op gebruikers van Outlook binnen Microsoft365 met een zakelijke licentie. Dit blog is dus niet gericht op de losse Windows-apps Mail en Agenda die dit jaar worden vervangen door een nieuwe versie van Outlook.
